對于招標文件的澄清，要求投標人在截止投標期前15天，以正式書面形式向招標機構提出，招標機構將及時地給予書面答復（有些內容，確在必要，招標機構還應以書面形式通知標書的購買者，以免由于對標書理解上的差異，而引起投標結果的改變，否則會令人感到不公引起糾紛）。

　　四、投標文件編寫要求

　　1、語言約定，國際招標時，外國投標者的投標文件，應以英文書寫，國內投標者，應以中文書寫。

　　2、投標文件的組成，投標人準備的投標文件的主要內容應有：

　　（1）開標一覽表

　?。?）投標函

　?。?）投標報價單

　?。?）規(guī)格、性能及技術參數(shù)偏差表

　?。?）投標人推薦的選件清單

　　（6）投標資格證明文件

　　（7）投標保證書

　?。?）投標文件資料清單

　?。?）投標貨物符合文件規(guī)定的證明文件

　　3、投標報價要求投標人在投標報價單上寫明擬提供貨物的單價總價，如單價與總價不符，以單價為準。

　　招標機構不接受任何有選擇的報價，每一種貨物只能有一個報價。

　　4、投標人資格證明。投標人須提供資料證明其具有投標資格，及履行合同的能力。投標人資格證明，是投標文件必要組成部分。

　　5、投標保證金。投標人須提交投標總價2%的投標保證金，投標保證金用于保護本次招標免遭投標人的行為引起的風險。保證金以下述幾種方法之一給出：

　　（1）銀行保函，由外國銀行開具（須經中國銀行校核其簽章），且以招標文件中附件格式提供，其有效期，應比投標文件的有效期長30天，即達到120天。也可以由中國銀行或中國其他銀行開具，有效期也是120天。

　　（2）銀行支票或匯票

　　不交投標保證金的投標將被拒絕。招標機構向落標的投標者發(fā)出“落標通知書”并退還其投標保證金。中標方投標保證金，在中標人簽訂中標貨物商務合同并交納履約保證金和中標服務費后，予以退還。

　　若投標人在投標有效期內，撤回投標；或不能按要求的時間、地點與采購方簽訂合同，不能提供履約保證金，不能提供支付中標服務費承諾的，均可能沒收其投標保證金。

　　6、投標文件的有效期。從開標之日起，有效期為90天。在特殊條件下，投標機構可于投標有效期之前，要求投標人同意延長有效期（以書面形式），投標人可以拒絕上述要求而不會沒收投標保證金，但若同意延期，則既不能要求也不允許修改投文件，相應地，其投標保證金的有效期，也應延長。上述有關退還和沒收保證金的規(guī)定，在投標延長期內，繼續(xù)有效，繼續(xù)執(zhí)行。

　　7、投標文件的簽署及規(guī)定：投標文件由一份正本四份副本組成，應標明“正本”“副本”字樣。若有差異，以正本為準。

　　投標文件要打印，且要由法人代表，或經正式授權的投標人代表簽字。

　　除投標人確認的，對標書的錯處進行必要修改外，這種修改，要由投標人在修改處簽字確認外，投標文件不允許有加行、涂抹、刪節(jié)、改寫。投標人以電話、電報、電傳方式的投標，概不接受。

　　8、質量保證：

　?。?）賣方應保證提供的貨物是全新的未曾使用的，采用的最佳材料和一流工藝制造的，（2）符合合同規(guī)定的質量規(guī)格和性能要求的。

　?。?）賣方應保證貨物經過正確安裝，正常操作和保養(yǎng)，在貨物壽命期內運轉良好。

　　（4）在有故障的條件下，賣方在30天內，除招標文件另有規(guī)定者外，免費修理或更換有缺陷的零件、部件、甚至整機。

　　9、索賠。當賣方供貨與合同規(guī)定不符時，買方應于質量保證期內，于檢驗、安裝、調試、驗收、測試、試運行期內，提出索賠，主要的解決辦法有：

　?。?）賣方同意買方拒收貨物，退還買方拒收貨物的金額，且以合同規(guī)定的貨幣返還賣方承擔這期間發(fā)生一切費用和損失，包括利息、運輸、保險、倉儲、保管、裝御及其他的有費用。

　?。?）根據貨物低劣程度和受損程度，經協(xié)商，雙方同意降低貨物的價格。

　　（3）更換有缺陷的零件、部件或整機，或修理有缺陷的部分，使之達到合同條款的質量、規(guī)格和性能要求，賣方承擔一切費用與風險，并負擔買方遭受的一切直接損失。同時，賣方應相應延長更換貨物的質量保證期。

　?。?）若買方提出索賠要求30日后，賣方未予答復，則視該索賠要求已為賣方所接受。若賣方未能在30日內或經買方同意延長的一定時間內，按買方同意的上述一種方法處理索賠事宜，買方則在付款尾數(shù)，或賣方的履約保證金中扣回索賠金額。10、稅費

　?。?）根據中國政府的現(xiàn)行稅法，向買方征收的與有關執(zhí)行本合同的一切稅費，由買方負責支付。

　?。?）根據中國政府的現(xiàn)行稅法，向賣方征收的與執(zhí)行本合同的一切稅費，由賣方負責支付。

　?。?）發(fā)生中國境外的，與履行本合同有關的一切稅費，由賣方負責。

　　11、仲裁：在執(zhí)行合同過程中，發(fā)生與合同有關的爭端時，雙方首先應通過友好協(xié)商，達成雙方都能接受的解決辦法。在60天內，雖經協(xié)商不能達成協(xié)議，應提交仲裁。

　?。?）在國際招標時，除國外投標商在投標文件中提出了其他仲裁方式，且已為買方仲裁委員會（CLETAC）根據其仲裁程序或規(guī)則予以仲裁。仲裁的正式語言是英語。國內貿易爭端由國家工商行政管理局及其所屬系統(tǒng)根據其仲裁程序和規(guī)則進行。

　?。?）仲裁裁決為最終裁定，對雙方均有約束力。

　?。?）除另有規(guī)定外，由敗訴方負擔仲裁費用。

　?。?）除有仲裁爭端部分外，合同的其他部分，應不受仲裁影響，繼續(xù)按合同規(guī)定執(zhí)行。

　　五、招標信息及標書的傳遞

　　1．發(fā)布項目的招標信息，登載招標公告，或者發(fā)布招標預告。作為國際公開招標，招標公告必須選擇一份對國外發(fā)行的媒體上公布。一般是在《人民日報》海外版上發(fā)布。時間擬選在標書制作完成之前，7~10天左右，要這么做的原因是讓世界各國有制造這些設備能力的制造商或供貨商，能及時地通過媒介而掌握招標采購項目的信息，及決定自己單位參不參加這次競爭，則時間上也來得及購買標書，如自己公司在北京或在中國有代理機構，可通過他們來購買標書，如沒有代理機構，亦可委托某辦事處、代理處為其代購，再不行，亦可通過郵件、函購。招標機構這么做的目的有二條：首先希望世界各國的制造商代理商能來參加競爭，滿足業(yè)主能買進價廉物美的貨物的初衷，其次也表現(xiàn)中國政府參加世貿組織的決心，中國堅持開放政策的決心，使政策的透明度得以體現(xiàn)，使中國在貿易往來中堅持“非歧視性”原則得以體現(xiàn)，小小一個公告，其涵義非同一般。

　　2．發(fā)出邀請函，這是公告的一個重要補充，因為一種信息載體的發(fā)行范圍總是有限的，由于資金上的限制，我們也不可能天天登同一公告，如有些著名的、信譽又好的制造商、代理商沒有看到公告，就可能出現(xiàn)錯過機會的問題，招標機構根據業(yè)務經驗積累和掌握的一些情況，可以對著名的制造商、代理商發(fā)出專門邀請，促進其參加投標。比如要采購壓縮機，則英格索蘭、AC、新庇隆、石川島、三菱等公司應該通知，如DCS系統(tǒng)（計算機集中控制系統(tǒng)）則應通知抗尼維尼、橫田等約十個左右的單位，這樣工作量不大，使對方看到你重視他、尊重他，故而參加競爭積極性也高，這是必須堅持的方法。

　　在我國，由中國機電設備招標中心創(chuàng)辦“中國招標”刊物，這是我國惟一以發(fā)布招標標訊為主要內容的專業(yè)周刊。中國機電設備招標系統(tǒng)范圍內30多個招標機構的招標信息、公告、預告、消息都集中在這一刊物上發(fā)布，同時還發(fā)布世界銀行貸款項目信息，所以《中國招標》的服務范圍很廣。

　　3．標書價格的確定。這是一個很具體很現(xiàn)實的問題，現(xiàn)在一般定價，沒有具體規(guī)定，隨意性很大。正確地考慮這個問題時，是否可考慮非贏利原則和設備的價格和出售的份數(shù)，統(tǒng)籌考慮。堅持標書售出的收入扣除制作成本略有盈余的作法。若一臺100萬美元的設備，其標書售價應在30~80美元之間考慮。

　　4．發(fā)售標書的注意事項。發(fā)售標書是一個很細致的工作，因為這期間招標機構將給予各代理商，制造商廣泛接觸的時間，對形成招標機構的形象相當重要。首先一條，只要開始發(fā)售標書，除節(jié)假日，又休日，在工作時間內，都要有專人負責值班，為了防止發(fā)售標書過程中可能發(fā)生的混亂，總是要按先后順序讓購買者登記，有人為了掌握自己究竟有哪些競爭者，頭幾天不來買標書，等到賣得差不多了，他才來買，一登記，前面購買者的情況，一覽無遺，使先購者遭損，為了防止這種現(xiàn)象，也為了防止這種現(xiàn)象引發(fā)的“串標”現(xiàn)象，應該設計一種登記卡，每一標書購買者填寫一張，登記完，即取出，單另成冊，這對購標書者，即潛在投標者不公布，這樣做，就有效地防止了“串標”，哄抬標價的現(xiàn)象，保證了招標工作公平有序地進行。

　　5．標書售出后澄清。標書售出后，潛在投標者將研究和消化、理解標書，當有疑問時，必然要向聯(lián)系人詢問，以求獲得澄清。每次詢問，均應有記錄，能當時解答的，就及時解答，不能及時答復，以后也要答復，凡屬重要一點的詢問，應該正式地以書面形式答復，這種答復應被視為招標文件的一個組成部分，而且這一書面答復，亦應寄給所有標書的購買者，以防止對標書產生理解上的差異。6．發(fā)售標書，前面已經講過要在發(fā)售前一周到10天的時間，發(fā)布招標公告好讓潛在投標者作購買不購買標書、委托誰去做代理的準備時間，那么標書的發(fā)售的截止時間呢，選在什么時間適宜呢？從理論上講，在開標前都應該允許購買標書，但實際上又不合情理，因為做標書需要一定時間，遇到這類問題怎么辦，叫做具體問題，具體處理。標書發(fā)售較長時間后，有人還要購買標書，我們要問清其購買目的。同時要說明，招標工作嚴格，很規(guī)范，要按標書要求提供滿意的產品來投標，要投入相當大的力量，組織一定專業(yè)人員做較長時間的細致。還要申明，我們在所有投標者面前是一視同仁的，不會因為其準備時間短而有什么照顧的。如果購買者的目的，不是針對這一次招標的，只是想通過某一份具體的標書，來了解中國招標的真實的運作情況及標書的內容，以便將來投標時參考，是作為資料來處理的，這時就應該予以理解與支持，將標書售給他。

　　7．從發(fā)售標書到開標，這段時間，是我們留給投標者消化和制作投標文件的時間，這段時間的長短是很重要的，留的時間太短，則投標者準備時間不夠，投標文件必然粗糙不細致，甚至產生遺漏，這樣就增加了詢標、評標的難度，有可能導致一些優(yōu)質貨品落標，對于采購設備的業(yè)主不利，招標的效果也不會好。反之，中間留的時間過長，延長了招標周期，也就是延長了設備采購周期，對項目按期投產不利?？傊@一問題事先要統(tǒng)籌考慮，我們主要根據設備的采購量和設備的復雜性來考慮的，一般講，一個中等復雜的項目招標，投標者制作投標文件的時間為1個月，對復雜設備，或生產線性質的成套設備，應該有1.5~2月的準備時間，大型成套，復雜性很高的設備一般也不宜超過3個月。這樣，從時間上說，標書編成之后從發(fā)售時計算，到招標結束，發(fā)出中標通知，簽訂經濟合同，一般一次招標時間約為3~4個月。對比一般采購而言，在時間上，效率也是相當高的。

　　六、組建評標委員會

　　評標委員會也叫評標專家委員會。它是由招標機構，聘請各方面專家組成，獨立實施評標職能的組織。它不同于利用世界銀行等國際金融組織貸款項目，由行政部門組成的國家評標委員會，由行政部門一家一人組成的國家評標委員會，又行使一票否決的原則，它行使的是對項目下采購方案進行審查，這涉及多方利益，不易統(tǒng)一，所以一份招標文件，要經過很長時間方可報送到世行有關部門去，世行能否批準同意，那又是另一回事。我們不同，我們是利用國內外匯招標采購，在招標工作中，組成有技術、管理、經濟和法律等方面專家組成評標委員會，對投標文件按我們的評標原則評定也是保證機電設備招標“公正”“權威”的根據之所在。國務院于1985年以國發(fā)13號文批準成立的中國機電設備招標中心，之所以能本著“公開”“公平”“公正”的原則，在全國有計劃有步驟地開展和推進招標工作，嚴格招標程序，規(guī)范招標工作，依靠專家，依靠企業(yè)，依靠社會，取得了很好的社會效益與經濟效益，深得國際與國內，投標與招標雙方的看重與信任，主要是通過招標評標實踐，組成了一支龐大的、有權威的評標專家隊伍，正是這近萬名專家的努力工作，保證了招標工作的順利與成功，這也是中國機電設備招標系統(tǒng)成功的奧秘所在?，F(xiàn)在把評標委員會職責、組成和工作方法介紹如下，有些內容是規(guī)定的，必須這么做的，機電招標系統(tǒng)都要執(zhí)行的，有的部分，則可因項目條件、客觀情況、主觀原因，而相機行事的，規(guī)定的很重要，沒有規(guī)定的就不一定不重要。

　　（一）評標委員會，也叫評標專家委員會，簡稱評委會

　　依國家規(guī)定，“招標機構負責評標委員會的組建工作”?！霸u委會由招標機構的代表和技術、經濟、法律等方面的專家組成，需方全權代表也可參加評委會”，“評委會的組成人數(shù)應不少于5人”，“其成員須經需方認可”?！霸u委會負責評標工作，并對評情況嚴格保密?！薄霸u委會應當全面充分地審閱研究投標文件?！薄罢J真聽取需方和投標方的意見，并有權要求投標方代表對投標文件不明確的地方進行解釋?！痹u委會綜合比較各投標設備性能、質量、價格、交貨期和投標方的資信情況等因素，依據公正、科學、嚴謹?shù)脑瓌t和招標文件的要求，進行評標，綜合評價出中標方優(yōu)選方案?！安荒鼙ＷC最低報價的投標最終中標。”這里是國家經貿委1996年11月8日，王忠禹主任簽發(fā)的第一號委令，“機電設備招標投標管理辦法”中關于評標委員會的有關規(guī)定。從中可以看出，評委會是我國招標評標工作行為的主體，不是別的什么組織，只能由“評委會”進行評標，“綜合評價出中標方優(yōu)選方案”。評委會的人員隨招標項目而組建，項目不同人員不同，但原則不變，形式不變。要知道評委會是由招標機構組建的，選擇什么樣的專家，對招標評標活動影響深遠，選得好，可以事半功倍，易于做到招標機構、需方與專家的共識，達到意見的廣泛一致。如選得不好，可以走過場，可以表面應付，使得大家產生隔閡，甚至使招標失敗。那么怎樣組建評委員，是招標過程碰到的第一個重大問題。評標的專家應具備什么樣條件呢？首先考慮的壓倒一切的條件是專家在行業(yè)技術方面的權威性。評委會拿出綜合評價的優(yōu)選方案時，首先要確保其技術正確性，拿不出技術正確的中標優(yōu)選方案，評委會的組建就失敗了。只有評委會在技術上、專業(yè)上有較高的（或很高的）水平，才能拿出有權威的中標方案。這個問題是個形象問題，對招標投標雙方都具有較大的重要性。有了這個條件，才有發(fā)言權。所有具備向國外采購設備能力的大單位，其設備主管領導，設備采購人員都有多年工作經驗，而且都有相當學歷和專業(yè)知識，評委會沒有行業(yè)技術權威，連他們也不好說服，所以評委會在專業(yè)上有否建樹，是我們選擇評委會專家最重要的一個條件。第二是評委會的代表性，當然這是在第一個條件基礎上考慮的代表性，凡屬重要一點的項目，應有項目設計單位的代表參加，根據我們具體工作的體會，只有設計部門的主設計人，充當評委會詢標工作的主詢標人是最合適的。首先項目是他們設計的；項目的成敗榮辱，項目建成后，技術水平的高低，項目單位與設計單位是聯(lián)系在一起的，保證項目的順利投產達產，保證項目的高科技含量，保證項目的投入產出比很高，經濟與社會效益均好，是設計者追求的目的，也是他們向國家、社會和設計項目承擔的責任，在這一點上與招標的目的是一致的，這也就是我們?yōu)槭裁磮猿衷u委會里要設計部門代表，而且在詢標期間充當詢標人的主要原因。事情總是一分為二的，設計部門在長期工作中，與國內外一些供貨單位關系密切，選配設備時往往有傾向性，這是要引起注意的。評委會邀請一些管理部門的代表參加，一是使他們通過親身實踐了解招標的運作過程，體會招標特點，體會招標的競爭性和科學性，從而理解公開、公平、公正的評標原則，招標工作是利國利民的大好事，可以在今后他們進行管理工作時可以更好地推動招標事業(yè)的發(fā)展，另一方面也可以對引進設備，對國外制造商進一步了解和掌握，使行業(yè)管理與國家產業(yè)政策執(zhí)行能協(xié)調運作，從而提高行業(yè)管理水平。第三條，所有投標文件，按我們規(guī)定，都是用英語書寫，因此選擇評標專家的另一基本條件是要具備較高的外語水平。當然還有其他一些條件，比如對國內外貿易實際的了解與信息的準確及設備實踐的使用經驗等也很重要，但主要的是前面的三條。（二）評委會的職責

　　1．主要的幾個評委，在編制標書時即已投入工作了，當時主要是審定標書，特別是其技術部分，看它是否按照編制標書的要求工作時，有否錯誤，有否遺漏，看其技術上的正確性與完整性，審定標書是保證標書質量，保證招標成功的重要一環(huán)，只有經過審定了的，無差錯的標書才能發(fā)售，不經審定，倉促、應付、貿然決定，發(fā)售標書，是對招標工作不負責的行為，許多麻煩可能由此而不斷產生。

　　2．審閱投標文件，憑藉專家多年專業(yè)知識判斷各投標文件對招標文件的響應程度和偏離程度，并確定各份投標文件的需要澄清的問題，是評委會的第二項主要工作。依據評委會集體意見，制定詢標方案，并且進行適當分工，積壓自承擔詢標任務。

　　3．進行評標，評標工作是招標工作整個過程中最敏感，最神秘，最關鍵的環(huán)節(jié)，也是衡量評委會水平的標志，要求評委會不但要對全部投標文件進行綜合評價，即評價其投標產品技術上提出的優(yōu)劣，還要從價格、維護、操作、壽命、培訓、服務、零配件供應、資信、業(yè)績等諸多方面進行綜合平衡。給予分析后的舍取意見，從眾多投標者中評出前第1，第2名（有時也有第3名）的優(yōu)選意見，按1號令的說法，叫做“綜合優(yōu)選方案”。

　　（三）在評標過程中，招標專職機構的工作要注意的問題

　　1．首先要保證評委會工作不受干擾。評委會負責評標工作是國家授予的權力。大家知道當前市場經濟建立不久，又不完善，法制不健全，從業(yè)人員經驗不足，有權的用權，有錢的用錢，有人的用人，總之，不正之風猖獗，為了保證招標工作的公正性，就要敢于堅持原則，敢于按國際慣例辦事，排除一切干擾，這是評委會正常工作的最基本的條件。在實際工作時，一般要選擇一個能實行半封閉狀態(tài)的環(huán)境，讓專家安心工作，既能使招標工作運行自如，又能嚴格保密，不允許任何人，在此期間與投標人私下接觸，保證“公開、公平、公正”的原則的貫徹執(zhí)行。2．對全體參與招標工作的人員的紀律要求，一視同仁，按評標期間的紀律規(guī)定辦事。強調內外有別，強調工作的重要性，為國家服務，對項目負責。這種約法也好，紀律要求也好，主要強調，堅持兩個字“保密”，招標不保密，就不要招標，這是命根子，不能不堅持。

　　3．在工作中做好計劃性，做好為專家服務工作，保證專家生活上的需要。招標機構不但要做好預備會的準備，做好評委分工，做好標書保管，做好標書在專家手中的運作安排，總之，加強組織能力，使評標工作像一架調好的機器一樣，能準確、協(xié)調、有節(jié)奏地運轉。七、接受標書工作

　　投標截止時間一般都規(guī)定在開標前1~2小時，所以在開標前接受標書問題，應特別引起注意。因為，截止標書以前一段時間工作復雜，容易出差錯。一般作法為，首先根據招標文件的數(shù)量，決定接標工作分一個組（2~3人）還是分兩個組好（4~6人），再加上個管財務工作人員，接受保函。每一個組由1~2名招標機構的人，一名公證組成。先確定接受標書的地方，這地方既要便利工作，有路標，使投標者能找到投標地點，還要有把接受的標書有序安放的地方。當投標者投遞標書時，招標機構把事先印好的接受標書的登記表，內容應該有投標單位，投標時間，標書數(shù)量，標書所投設備的分包數(shù)，投遞者的姓名，聯(lián)系地址與聯(lián)系電話。經查驗，投標文件是密封而完整的，然后雙方在登記表上簽字，登記表一式兩份，招標機構的代表、投標方代表、公證員分別簽字，招投標方各執(zhí)一份。開標前，還是將全部投標資料按順序移到會場，這中間一份也不能亂，也不能少，如少了一份，可就出大麻煩了開標了發(fā)現(xiàn)投標文件少了，找不到了，丟面子事小，外國人就會說，中國招標會搞鬼的。小事考慮不周，也會使國家形象受到損壞。接受標書時，專人保管投標保函，一般由財務部門派人管理保函，沒有保函的投標是無效的。